Arquivos digitalizados e seguros. Até o fim do ano, todos os documentos armazenados no Arquivo Público Municipal também terão suas versões online. O processo de “vamos deixar o papel no passado” já garantiu, até agora, que quase 20% dos documentos dispostos no arquivo, já estejam devidamente guardados no data center do Município, disponibilizado na modalidade de co-location em uma empresa devidamente licitada para esta finalidade.

A responsável pelo Arquivo Municipal, Maria Raquel de Queiroz, informa que o local abriga cerca de 7 mil caixas-arquivo, e atualmente, cinco servidoras estão atuando no processo de digitalizar “folha por folha”. O trabalho está sendo conduzido diretamente pelo Departamento de Tecnologia da Informação (TI), ligado à Secretaria de Administração.

Coordenador do Departamento de TI, Mec-Uzaid Siqueira explica que, para garantir a segurança do processo, todos os dias são feitos dois backups (cópias de segurança, traduzindo do ‘tecnologês’), e, a partir de agora, ao mesmo tempo que são armazenados em papel, a tendência é já organizar os arquivos digitais. “Os novos arquivos da licitação, por exemplo, já estão todos subindo digitalmente”, contextualizou.

“É um processo mais que necessário, à medida que torna mais eficientes e ágeis os processos, e isso se reflete diretamente no atendimento ao público”, destaca o secretário de Administração, Bruno Delgado. Se os arquivos em papel serão definitivamente extintos? Por enquanto, não. Em um processo que vem sendo costurado pela Controladoria Geral do Município (CGM), está se definindo o tempo que cada documento precisa ser guardado “em papel”, de acordo com sua natureza e a legislação pertinente.